Cuma akşamı üç palet kumaş, sac ya da granül fasoncuya gönderilir. Pazartesi sabahı satın alma “o mal nerede?” diye sorar. Depo “çıktı, bizde görünmüyor” der. Fasoncu “elimde, ama iki gün sonra biter” der. Muhasebe ise aylık kapanışta elindeki rakamın doğru olup olmadığını bilmez.
Fason üretimin zor tarafı işin dışarıda yapılması değil. Malın sizin olmaya devam etmesi, ama gözünüzün önünde olmaması. ERP’de bu durum doğru kurulmadığında stok, maliyet ve termin aynı anda bozulur.
Fasona giden mal neden “kayıp” görünür
En yaygın uygulama şu: Hammadde depodan çıkış yapılır, fasoncunun adı belki bir Excel dosyasına yazılır, iş bitince mamul depoya girilir. Aradaki süre boyunca mal sistemde ya yoktur ya da üretimde sayılır.
Bunun sonuçları bellidir:
- Planlama, elindeki malzemeyi olduğundan az görür ve gereksiz satın alma yapar.
- Sayım sırasında fasoncudaki mal ne depoya ne de kayıp listesine sığar.
- Fire ve eksik teslim, kimse sormadığı için kabul edilir.
- Birim maliyet, fasoncuya ödenen bedel ile gönderilen hammaddenin değeri ayrı ayrı bakıldığı için hiç net çıkmaz.
Çözüm, fasoncuyu bir depo gibi düşünmek. Fasoncuya giden malın sahibi hâlâ sizsiniz; yalnızca bulunduğu yer değişti.
ERP’de fason süreci adım adım
1. Fason iş emri
Süreç, normal iş emrinden farksız başlar: hangi mamul, kaç adet, hangi reçete. Tek fark, operasyonun “fason” olarak işaretlenmesi ve bir fasoncunun (tedarikçi kartının) bağlanmasıdır. Reçete, bu iş için gereken hammaddeyi ve beklenen fire oranını verir. Reçete mantığını üretim ERP’sinde reçete, iş emri ve stok bağlantısı yazımızda anlattık.
2. Hammadde sevki
Depodan çıkan mal, fasoncunun adına açılmış bir “fasondaki stok” deposuna aktarılır. Burada stok kaybolmaz, yalnızca yer değiştirir. Sevk sırasında iki şey birlikte olur: stok hareketi ve sevk belgesi. Belgenin türü ve düzenlenme şekli işlemin niteliğine göre değişir; e-irsaliye kapsamındaysanız sistemin bu belgeyi üretebildiğinden emin olun, kuralları da mali müşavirinizle ve Gelir İdaresi Başkanlığı kılavuzlarıyla teyit edin. E-dönüşüm tarafındaki son durumu GİB kılavuz güncellemesi yazımızda özetledik.
3. Fasoncudaki bakiyenin izlenmesi
Her fasoncu için şu soruya anlık cevap vermek gerekir: “Bu fasoncuda şu an hangi malzemeden kaç birim var, ne kadarı hangi iş emrine ait?” Bu rapor, hem planlamaya hem fasoncuyla yapılan mutabakata girdi olur. Çeyrek sonunu beklemeden ay başlarında fasoncuya bakiye ekstresi göndermek, çoğu uyuşmazlığı küçükken yakalar.
4. Mamulün geri alınması
Fasoncudan mal döndüğünde depo girişi iş emrine karşı yapılır. Bu noktada üç miktar karşılaştırılır: gönderilen hammadde, teslim alınan mamul ve reçeteye göre beklenen fire. Sistem aradaki farkı otomatik hesaplar. Fark kabul edilen sınırın içindeyse iş kapanır, dışındaysa uyarı üretir.
Gelen mal kalite kontrole tabi ise karantina kararı da burada verilir. Hatalı çıkan parti için uygunsuzluk kaydı açılır; ayrıntıları kalite yönetimi yazımızda bulabilirsiniz.
5. Fason faturasının eşleştirilmesi
Fasoncunun faturası genellikle iş bedelini içerir, hammaddeyi içermez (hammadde sizindir). Faturayı kesilen belgeyle değil, teslim alınan miktarla eşleştirmek hatalı ödemeleri azaltır. Mantık, satın almada üç yönlü eşleştirme yazımızda anlattığımızla aynı: sipariş, teslim ve fatura birbirini tutmalı.
Fire: kabul edilen ile kaybedilen arasındaki çizgi
Her üretimde belirli bir fire kaçınılmazdır. Sorun, bu payın hiç tanımlanmamış olması. Fire oranı reçetede yazılı değilse, her fark “normal” ya da her fark “hırsızlık” olarak yorumlanır.
Pratik bir çerçeve:
- Beklenen fire: Reçetede tanımlı, malzeme ve operasyona göre değişen oran. Maliyete dahil edilir.
- Tolerans üstü fark: Beklenen firenin üstünde kalan miktar. Sistemde ayrı bir kayıt ve onay gerektirir.
- Fasoncudan tahsil edilebilecek kısım: Sözleşmede hata sorumluluğu fasoncuya aitse, bu fark ayrı bir kalem olarak izlenir ve fatura mahsubuna dönüşebilir.
Oranların kaç olacağı sektöre ve malzemeye göre değişir; burada bir rakam vermek yanıltıcı olur. Önemli olan oranı sözleşmeden ve geçmiş verinizden çıkarıp sisteme girmek. Fasoncu bazında gerçekleşen fire raporu, kimi fasoncuyla çalışmaya devam edeceğinizi gösteren en somut veridir. Bu analizin tedarikçi tarafı için tedarikçi performans takibi yazımıza bakabilirsiniz.
Fason maliyeti nasıl hesaplanır
Fasonla üretilen bir mamulün birim maliyeti birkaç parçadan oluşur:
- Fasona gönderilen hammaddenin maliyeti (stok değerleme yönteminize göre)
- Fasoncuya ödenen iş bedeli
- Nakliye ve sigorta masrafları, iki yönlü
- Fireden doğan ek hammadde tüketimi
- Gerekiyorsa gümrük ya da kalite kontrol giderleri
ERP bu kalemleri iş emrine bağlayabilirse, mamul stoğa girdiği anda maliyeti tek hesapla çıkar. Bağlayamazsa, nakliye faturası bir yerde, iş bedeli başka yerde kalır ve gerçek maliyet ay sonunda elle toplanır. Değerleme yöntemi seçiminin etkisini FIFO ve ağırlıklı ortalama yazımızda, ek maliyetlerin ürüne yansıtılmasını ise gümrük masrafı yazımızda ele aldık.
İç üretimle fasonu karşılaştırmak için aynı mantıkla bir iş emri maliyeti çıkarılır. Çoğu zaman karar yalnızca birim fiyata göre verilir; oysa fason seçeneğinde termin süresi, fire ve nakliye de hesaba girmelidir.
Fasoncuyu termin ve kapasite planına dahil etmek
Fasoncunun kapasitesi sizin kapasite planınızın bir parçasıdır. İş emrinde fasoncuya verilen tahmini teslim tarihi sistemde görünür olmazsa, sonraki operasyonlar (montaj, paketleme, sevkiyat) tarihsiz planlanır. Fason operasyonu bir iş akışı adımı olarak tanımlandığında, gecikme olduğunda takip eden iş emirleri de uyarı alır. Çizelgeleme tarafı için kapasite ve termin yönetimi yazımıza göz atın.
Qera’da fason süreci
Qera’da fason üretim ayrı bir araç gibi çalışmaz; stok, üretim, satın alma ve finans modüllerinin ortak akışında yer alır. Tek platformda çalıştığı için fasoncuya giden hammadde, iş emri, teslim alınan mamul ve fatura aynı kayıt zincirinde görünür. Altyapı Microsoft Azure üzerindedir, anahtar teslim kurulur; 100 kullanıcıya kadar ek kullanıcı maliyeti yoktur. Raporlama tarafında yapay zekâ destekli sorgular, “bu çeyrekte en çok fire veren fasoncu hangisi?” gibi soruları doğrudan sorabilmenizi sağlar.
Kendi fason akışınızı Qera üzerinde görmek isterseniz ücretsiz demo talep edebilirsiniz. Ürün kapsamı için Qera ERP sayfasına bakabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Fasona giden hammadde stokta görünmeli mi?
Evet. Mal mülkiyeti sizde olduğu için kayıtlarınızda görünmeye devam etmelidir. ERP’de bunun yolu, fasoncu adına ayrı bir fason deposu tanımlamak ve sevki ana depodan bu depoya aktarmaktır. Böylece planlama ve sayım doğru bakiyeyle çalışır.
Fire oranını kim belirler?
Reçete sahibi üretim ya da proses sorumlusu belirler; fasoncu sözleşmesiyle uyumlu olmalıdır. Başlangıç değerini geçmiş iş emirlerinden çıkarmak en sağlıklısıdır. Oran zamanla gerçekleşen verilere göre güncellenir.
Fason faturasında hammadde değeri yer alır mı?
Fason fatura genellikle iş bedelini kapsar. Hammaddenin kimde olduğu, işin fason sayılıp sayılmayacağı ve KDV ile tevkifat uygulaması işlemin niteliğine göre değişir. Bu konuda mali müşavirinizin görüşünü almadan sistemi kurmayın.
Fasoncudaki malı sayımda nasıl göstereceğiz?
Fason deposundaki bakiyeyi sayım listesine ekleyin ve fasoncudan o tarihteki bakiyesini yazılı olarak isteyin. İki rakam uyuşmuyorsa fark, sayım farkı yönetimi sürecine alınır. Yöntem için döngüsel sayım yazımıza bakın.
Hem iç üretim hem fason yapan bir firma tek reçeteyle çalışabilir mi?
Evet. Aynı reçetede bazı operasyonlar iç, bazıları fason olarak işaretlenebilir. Böylece bir mamulün hangi aşamasının dışarıda yapıldığı ve maliyetin nereden geldiği tek iş emrinde görünür.
Fason süreciniz için kontrol listesi
Mevcut düzeninizi şu sorularla yoklayın:
- Fasoncudaki malın bakiyesini şu anda tek ekranda görebiliyor musunuz?
- Gönderilen, dönen ve fire olan miktar iş emri bazında karşılaştırılıyor mu?
- Fasoncu faturası teslim alınan miktara göre mi onaylanıyor?
- Nakliye giderleri mamulün maliyetine ulaşıyor mu?
İlk sorulara “hayır” diyorsanız, fason sürecinizin maliyeti muhtemelen kayıtlarda göründüğünden yüksektir. Qera ile bu akışı tek zincirde kurmak için demo talebinde bulunabilirsiniz.
