Çözüm
Kurumsal hafızanızı dijitalleştirin: DMS / EBYS
Doküman Yönetim Sistemi (DMS / EBYS), işletmenin ürettiği veya dışarıdan gelen her türlü belgeyi (sözleşme, fatura, teknik çizim, yazışma) güvenli, aranabilir ve yönetilebilir tek bir dijital platformda toplayan bir modüldür. Belgeler klasörlerde değil iş süreçlerine bağlanarak saklanır; yapay zeka destekli OCR teknolojisiyle içerikleri aranabilir veriye dönüşür.
Karşılaşılan zorluklar
Tanıdık geldi mi?
Bu modül, aşağıdaki günlük operasyon sorunlarını ortadan kaldırmak için tasarlandı.
- Belgeler dağınık e-postalar, kişisel bilgisayarlar ve fiziksel arşiv odaları arasında kaybolduğu için aranan evraka ulaşmak saatler alıyor.
- Personel işten ayrıldığında bilgisayarındaki dosyalar ve çekmecesindeki evraklar kurumla birlikte kalmıyor.
- 'Son_Final_v2' karmaşası nedeniyle hangi belgenin güncel versiyon olduğu bilinmiyor.
- Kişisel verilerin saklanması ve imhası (KVKK retention) elle yönetildiği için yasal risk oluşuyor.
Yetenekler
Kurumsal hafızanızı dijitalleştirin: DMS / EBYS ile neler yapabilirsiniz?
Süreçlerinizi uçtan uca dijitalleştiren temel yetenekler.
Bağlamsal belge ilişkisi (ERP entegrasyonu)
Belgeler klasörlere değil iş süreçlerine bağlanır; bir tedarikçi sözleşmesi doğrudan o tedarikçinin cari kartına, bir teknik çizim ilgili üretim iş emrinin içinde saklanır.
OCR ve yapay zeka destekli indeksleme
Taranan bir fatura veya sözleşme yüklendiğinde OCR motoru metni okur; belge bir 'resim' olmaktan çıkıp içeriği aranabilir 'metne' dönüşür ve otomatik etiketlenir.
Versiyon kontrolü ve check-in/check-out
Belge üzerinde çalışmak için check-out yaparak kilitlersiniz; iş bitince check-in ile yeni versiyon yüklenir, tüm versiyon tarihçesi ve kim-ne-zaman-değiştirdi bilgisi saklanır.
Tam metin arama (full-text search)
Dosya ismini değil içeriğini aratırsınız; bir kelime, içeriğinde o kelime geçen tüm sözleşme, teklif ve şartnameleri listeler. Metadata (tür, tarih, etiket) ile nokta atışı filtreleme yapılır.
İş akışı, e-İmza ve KEP entegrasyonu
Belgeler onay mekanizmasına otomatik sunulur; e-İmza veya mobil imza ile yasal geçerlilikte imzalanır ve KEP üzerinden muhatabına iletilir.
Rol bazlı erişim ve KVKK retention
Bir belgeyi kimin görüntüleyebileceği, düzenleyebileceği veya indirebileceği detaylı (granular) belirlenir; her işlem IP ve kullanıcı bilgisiyle loglanır, saklama ve imha politikaları sistemce yönetilir.
Kazanımlar
İşletmenize sağladıkları
Doğru kurgulandığında günlük operasyona yansıyan somut faydalar.
- Aradığınız belgeye, klasör karıştırmadan, içeriğini arayarak saniyeler içinde ulaşın.
- Personel ayrıldığında bilgi kaybını önleyin; tüm belge kuruma ait olarak DMS'te kalır.
- Versiyon kontrolüyle hangi belgenin güncel olduğu karmaşasını ortadan kaldırın.
- Rol bazlı erişim ve denetim izi (audit trail) ile veri sızıntısı durumunda tam izlenebilirlik sağlayın.
- Kağıt, toner ve fiziksel arşiv odası maliyetlerinden tasarruf edin.
Kurumsal hafızanızı dijitalleştirin: DMS / EBYS modülünü canlı görün
Ücretsiz demoda Kurumsal hafızanızı dijitalleştirin: DMS / EBYS modülünü kendi verinizle deneyin — kurulum, veri taşıma ve eğitim bizden.
SSS
Sık sorulan sorular
Hayır. Belgeler iş süreçlerine bağlamsal olarak bağlanır; bir sözleşme ilgili müşterinin cari kartına, bir teknik çizim ilgili iş emrine bağlıdır. Böylece belge bağlamıyla birlikte yaşar.
Evet. OCR (Optik Karakter Tanıma) motoru taranan belgenin metnini okuyarak içeriği aranabilir hale getirir; tam metin arama ile içeriğinde geçen kelimelerden belgeye ulaşırsınız.
Evet. Belgeleri DMS üzerinden e-İmza veya mobil imza ile yasal geçerlilikte imzalayabilir ve KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden muhatabına iletebilirsiniz.
Rol bazlı erişim, belge üzerindeki her işlemin loglanması ve saklama/imha politikalarının (retention) sistemce yönetilmesiyle kişisel verilere ilişkin yasal riskler azaltılır.
Kurumsal hafızanızı dijitalleştirin: DMS / EBYS modülünü işinize göre yapılandıralım
Ekibinizin ihtiyaçlarına göre hazırlanmış bir demo için bizimle iletişime geçin.