Ticaret Bakanlığı, 14 Ocak 2026’da GET-APP adlı yeni bir uygulamayı devreye aldığını duyurdu: ihracat ve antrepo beyannamelerine ait bilgileri, beyan sahibinin e-posta yoluyla gönderdiği ve 90 dakika geçerli özel bir PIN koduyla, yalnızca yetkilendirdiği kişilerin görüntülemesine izin veren bir paylaşım sistemi. Küçük bir detay gibi görünüyor ama aslında gümrük tarafının nereye gittiğini gösteriyor: BİLGE, Tek Pencere Sistemi, NCTS ve şimdi GET-APP ile beyanname süreci adım adım dijitalleşiyor.
Sorun, bu dijitalleşmenin çoğu zaman firmanın kendi içinde durması. Gümrük tarafı elektronik ilerlerken, ithalat-ihracat kayıtları hâlâ ayrı Excel dosyalarında, gümrük ve nakliye masrafları hâlâ elle hesaplanıp ürün maliyetine “yaklaşık” bir oranla dağıtılıyor. Bu yazıda ithalat ve ihracat sürecinin ERP’de nasıl tek kayıt altında toplandığını, gümrük ve nakliye masraflarının ürün maliyetine nasıl otomatik yansıtıldığını ve dış ticaret modülünün finans, muhasebe ve depoyla nasıl entegre çalıştığını ele alıyoruz.
Gümrük Dijitalleşirken İçeride Tablo Hâlâ Elde mi Tutuluyor?
Dış ticaret yapan bir firmada tipik tablo şöyle: ithalat dosyaları bir klasörde, gümrük müşavirinden gelen masraf faturaları başka bir klasörde, nakliye ve sigorta bedelleri e-postalarda, bunların ürün maliyetine nasıl dağıtıldığı ise muhasebecinin kafasında ya da yıllardır kullanılan bir Excel formülünde. Gümrük idaresi işlemi saniyeler içinde elektronik olarak tamamlarken, firma içinde aynı işlemin muhasebeleşmesi günler sürebiliyor.
Bu boşluğun bedeli iki yerde ortaya çıkıyor. Birincisi kârlılık: gümrük vergisi, nakliye ve sigorta gerçek maliyete doğru yansıtılmadığında, ithal bir ürünün satış fiyatı ya gereğinden düşük belirleniyor ya da rekabetçilikten ödün veriliyor. İkincisi hız: bir sonraki ithalat teklifini hazırlarken “bu ürünü geçen sefer gerçekte ne kadara getirmiştik” sorusunun cevabı elle aranıyor.
İthalat ve İhracatı Ayrı Ayrı, Dağınık Tutmanın Bedeli
İthalat ve ihracat işlemleri genelde birbirinden bağımsız takip ediliyor: farklı sorumlular, farklı dosyalama alışkanlıkları, hatta farklı terminoloji. Bir firmanın hem ithal ettiği hammaddesi hem de ihraç ettiği mamulü varsa, bu iki süreç arasında ortak bir görünüm kurulamıyor. Depo tarafı ithal malın ne zaman geleceğini son anda öğreniyor, finans tarafı ihracat tahsilatının hangi döviz kurundan hesaplanacağını ayrı bir tabloda takip ediyor.
Sorun büyüklükle katlanıyor. Aynı anda birden fazla ithalat dosyası ve ihracat siparişi yürüyorsa, hangi dosyanın hangi aşamada olduğunu (sipariş verildi mi, gümrükte mi, depoya girdi mi) görmek için birden fazla kişiye sormak gerekiyor. Bir işlemin durumu tek bir ekranda değil, birinin e-posta kutusunda duruyor.
İthalat Kartı: Tedarikçiden Depoya Tek Kayıt
Qera ERP’nin Dış Ticaret modülünde her ithalat işlemi bir ithalat kartı üzerinden yürüyor: ürün tanımı, tedarikçi bilgisi, gümrük ve nakliye masrafları aynı kayıtta tutuluyor. Süreç sipariş aşamasından itibaren tek kartta izleniyor; ayrı bir “ithalat takip tablosu” tutmaya gerek kalmıyor. Kart üzerinde ürünün hangi aşamada olduğu (sipariş, gümrükte, depoda) görülebildiği için, depo tarafı da malın ne zaman geleceğini tahmin edebiliyor.
Bu tek kayıt yapısının pratikteki karşılığı şu: bugün “geçen ay Almanya’dan getirdiğimiz o parti ne zaman gümrükten çıktı, kaç günde depoya girdi” sorusunun cevabı bir kişinin hafızasında ya da e-posta arşivinde değil, ilgili ithalat kartında duruyor. Aynı tedarikçiden yapılan önceki ithalatlarla karşılaştırma da buradan yapılabiliyor: teslim süresi uzuyor mu, kısalıyor mu, hangi partide ek masraf çıkmış, bu sorular tek tek dosya açmadan cevaplanabiliyor.
Masraf Dağıtım Fişi: Gümrük Vergisini Ürün Maliyetine Yansıtmak
İthalatın en çok emek harcanan tarafı, gümrük vergisi, nakliye ve sigorta gibi masrafları doğru ürüne, doğru oranda dağıtmak. Bir konteynerde birden fazla kalem geliyorsa, ortak masrafların her kaleme ne oranda pay edileceği (ağırlığa göre mi, tutara göre mi) elle hesaplandığında hem zaman alıyor hem hata payı taşıyor.
Qera’da bu iş Masraf Dağıtım Fişi ile otomatikleşiyor: gümrük vergisi, nakliye, sigorta ve benzeri masraf kalemleri sisteme girildiğinde, ithal ürünün gerçek maliyetine otomatik olarak dağıtılıyor. Masraf kalemlerinin mantığı şöyle özetlenebilir:
| Masraf kalemi | Nereden gelir | Maliyete nasıl yansır |
|---|---|---|
| Gümrük vergisi | Gümrük beyannamesi / müşavir faturası | İlgili ithalat kartındaki ürünlere dağıtılır |
| Nakliye | Nakliyeci faturası | Konteynerdeki kalemler arasında paylaştırılır |
| Sigorta | Sigorta poliçesi | İthal edilen ürünün birim maliyetine eklenir |
| Antrepo/depolama | Gümrük antreposu faturası | Ürün depoya girene kadarki maliyete dahil edilir |
Dağıtım oranı her firmada aynı mantıkla işlemiyor: kimi masrafın ağırlığa göre paylaştırılması daha doğru sonuç verirken (nakliye genelde böyle), kimi masraf tutara göre dağıtılıyor (sigorta genelde malın bedeliyle orantılı). Bu tercih elle yapılan hesaplamada genelde standartlaşmıyor: bir çalışan ağırlığa göre bölerken bir başkası tutara göre bölebiliyor, aynı firmanın iki farklı ithalat dosyasında farklı yöntem izlenebiliyor. Masraf Dağıtım Fişi’nde bu yöntem sabitlendiği için, hangi masraf kaleminin hangi mantıkla dağıtıldığı dosyadan dosyaya değişmiyor.
Bu dağıtım yapıldıktan sonra depoya giren ürünün maliyeti, faturadaki alış bedeli değil, gümrükten çıkana kadarki gerçek maliyet oluyor. Satış fiyatı ve kâr marjı hesabı da bu gerçek maliyet üzerinden kuruluyor; maliyet muhasebesi yazımızda anlattığımız standart-fiili maliyet karşılaştırmasının ithalat tarafındaki karşılığı bu.
İhracat Kartı ve Sevkiyat Takibi
İhracat tarafında da aynı mantık işliyor: müşteri siparişinden sevkiyat belgelerine ve navlun bilgilerine kadar her detay ihracat kartında toplanıyor. Sipariş satış ve stok modüllerinden geldiğinde ihracat kartı otomatik açılıyor; sevkiyat belgesi hazırlandıkça, navlun bilgisi girildikçe kart güncelleniyor. Satış ekibi bir siparişin hangi aşamada olduğunu görmek için lojistik ekibini aramak zorunda kalmıyor.
Dahilde İşleme İzin Belgeleri: Yasal Aksaklığı Önlemek
Dış ticarette dahilde işleme rejimi, geçici ithalat gibi izin gerektiren süreçler var; bu belgelerin süresi ve durumu takip edilmezse yasal aksaklık riski doğuyor. Qera’da dahilde işleme izin belgeleri (DİİB) ve diğer izinler modül içinde kayıt altına alınıyor; hangi belgenin hangi işleme bağlı olduğu, süresinin ne zaman dolacağı sistem üzerinden görülebiliyor. Belge takibi ayrı bir dosyada değil, ilgili ithalat veya ihracat kartının bir parçası olarak duruyor.
Finans, Muhasebe ve Depoyla Tam Entegrasyon
Dış ticaret işlemlerinin asıl değeri, tek başına durmaması. İthalat faturaları satın alma modülünden, ihracat faturaları satış modülünden geliyor; ödeme ve tahsilat süreçleri finans ve muhasebeye otomatik işleniyor. Ürün gümrükten çıkıp depoya girdiğinde, stok kaydı da masraf dağıtımıyla hesaplanan gerçek maliyetiyle birlikte açılıyor; depo ekibi ayrı bir maliyet güncellemesi yapmak zorunda kalmıyor.
Bu entegrasyon aynı zamanda tedarikçi performansı takibiyle de birleşiyor: bir yurt dışı tedarikçinin teslim süresi ya da gümrük sürecinde tekrar eden gecikmesi, dış ticaret kartlarındaki geçmiş verilerden görülebiliyor. Bir sonraki ithalat kararı verilirken bu geçmiş, “genelde iyi çalışıyor” varsayımı yerine somut veriye dayanıyor.
Qera’da Dış Ticaret Modülü Nasıl Çalışır
Qera ERP’nin Dış Ticaret modülü ithalat ve ihracat kartlarından masraf dağıtım fişlerine, dahilde işleme izin belgelerinden finans-muhasebe-depo entegrasyonuna kadar uluslararası ticaret sürecinin tamamını tek platformda topluyor. Qera, Microsoft Azure altyapısında bulut tabanlı çalışır; kurulum anahtar teslimdir, sonradan ek maliyet çıkmaz ve 100 kullanıcıya kadar ek kullanıcı maliyeti yoktur. Gümrük tarafı dijitalleşirken, firma içindeki dış ticaret süreci de aynı hızda ilerleyebiliyor.
Sıkça Sorulan Sorular
Gümrük ve nakliye masrafları ürün maliyetine nasıl yansıtılıyor?
Gümrük vergisi, nakliye, sigorta ve benzeri masraflar Masraf Dağıtım Fişi ile sisteme işlenir; bu masraflar konteynerdeki ilgili ürünlere otomatik olarak dağıtılır ve ürünün gerçek maliyeti, faturadaki alış bedeli değil gümrükten çıkana kadarki toplam maliyet üzerinden hesaplanır.
İthalat ve ihracat aynı sistemde ayrı ayrı takip edilebiliyor mu?
Evet. Her ithalat işlemi ayrı bir ithalat kartında, her ihracat işlemi ayrı bir ihracat kartında tutulur; her kartın durumu (sipariş, gümrükte, depoda/sevk edildi) anlık olarak izlenebilir.
Dahilde işleme izin belgeleri sistemde nasıl takip ediliyor?
Dahilde işleme izin belgeleri ve diğer izinler ilgili ithalat veya ihracat kartına bağlı olarak kayıt altına alınır; belgenin durumu ve süresi buradan izlenerek yasal aksaklık riski azaltılır.
Dış ticaret modülü finans ve depo ile entegre mi?
Evet. İthalat faturaları satın alma modülünden, ihracat faturaları satış modülünden gelir; ödeme ve tahsilat süreçleri finans ve muhasebeye otomatik işlenir. Ürün depoya girdiğinde, masraf dağıtımıyla hesaplanan gerçek maliyetiyle birlikte stok kaydı açılır.
Bu modül hangi büyüklükteki firmalar için uygun?
Modül, düzenli ithalat ya da ihracat yapan, birden fazla dosyayı aynı anda yürüten firmaların ihtiyacına göre tasarlandı; tek bir kalemi ara sıra ithal eden firmadan çok sayıda dosyayı eş zamanlı yürüten firmaya kadar aynı yapı kullanılır.
Gümrük ve nakliye masrafınızın ürün maliyetinize gerçekte ne kadar yansıdığını görmek, kendi dış ticaret verinizle çalışan bir demo görmenin en hızlı yolu. Qera’nın Dış Ticaret modülünü kendi ithalat ve ihracat dosyalarınızla incelemek için ücretsiz demo talep edin.
