Bir ihracatçı faturayı 100.000 euro olarak keser. Fatura günü kur bir, tahsilat günü kur başka, yıl sonu bakiye kontrolünde kur yine başka. Aynı müşteri bakiyesi üç farklı Türk lirası karşılığa sahip olur. Muhasebe bu farkı bir yerde göstermek zorundadır. Soru, farkın kim tarafından, hangi kurla ve hangi hesaba, elle mi yoksa sistemden mi yazıldığıdır.
Excel ile yürüyen işletmelerde ay sonunda biri tüm dövizli carileri tek tek açar, kur tablosuna bakar, farkı hesaplar ve yevmiye fişini elle girer. Bu yazıda aynı işin ERP içinde nasıl kurulacağını anlatıyoruz.
Kur farkı hangi anlarda doğar
Dövizli bir işlemin hayatında kur farkı üç noktada karşınıza çıkar. Her birinin muhasebe karşılığı farklıdır, bu yüzden sistemin üçünü ayrı ayrı tanıması gerekir.
- İşlem günü: Fatura döviz cinsinden kesilir, Türk lirası karşılığı o günün kuruyla hesaplanır. Cari hesaba hem döviz tutarı hem lira karşılığı yazılır.
- Tahsilat veya ödeme günü: Para hesaba geldiğinde kur değişmişse, faturanın lira karşılığı ile tahsil edilen lira arasında fark oluşur. Bu fark gerçekleşmiş kur farkıdır.
- Dönem sonu: Henüz tahsil edilmemiş dövizli alacaklar ve ödenmemiş dövizli borçlar, dönem sonunda yeniden değerlenir. Burada paranın fiilen el değiştirmediği, yalnızca bakiyenin lira karşılığının güncellendiği bir fark oluşur.
Birinci ve üçüncü farkı karıştırmak, uygulamada en çok görülen karışıklıktır. Gerçekleşen fark ile değerleme farkı aynı raporda görünmemeli; en azından ayrı satırlarda durmalıdır.
Dönem sonu değerleme neden elle yapılınca bozulur
Vergi Usul Kanunu’nun değerleme hükümleri, yabancı para cinsinden alacak ve borçların dönem sonunda değerlenmesini gerektirir. Hangi kurun kullanılacağı, geçici vergi dönemlerinde ve yıl sonunda hangi tarihin esas alınacağı gibi ayrıntılar Gelir İdaresi Başkanlığı düzenlemelerine ve genel tebliğlere bağlıdır. Meslek kuruluşlarının yayınladığı değerleme kuru tabloları da bu kararda yol gösterir. Burada tek bir kur adı vermiyoruz çünkü bu, mali müşavirinizin ve güncel mevzuatın belirleyeceği bir konudur; ERP’nin işi o kurun sisteme parametre olarak girilmesini sağlamaktır.
Elle yapılan değerlemede şunlar sık bozulur:
- Kasa, banka, müşteri, tedarikçi, kredi gibi kalemlerin biri unutulur.
- Bir önceki dönemin değerleme kaydı geri çevrilmeden yenisi atılır, fark ikiye katlanır.
- Alacakta ve borçta farkın yönü ters yazılır. Kur yükselince alacağın karşılığı artar (gelir), borcun karşılığı artar (gider).
- Yabancı para cinsinden avanslar ve peşin ödemeler değerlemeye dahil edilmez ya da edilmemesi gerekirken edilir.
- Raporlama günü ile kur tablosundaki gün farklı olunca bakiyeler tutmaz.
ERP’de olması gereken altyapı
Kur tablosu ve kur türleri
Her dövizli işlem için sistemin kullanabileceği bir kur tablosu şarttır. Pratikte birden fazla kur türü tutulur: alış, satış, efektif alış, efektif satış ve gerekiyorsa çapraz kurlar. Kur kaynağı otomatik güncelleniyorsa kaydın hangi tarihte hangi kaynaktan geldiği görünür olmalıdır. Elle girilen kurlar için de kimin ne zaman girdiği izlenmelidir.
Her kayıtta çift tutar
Dövizli cari kartında bakiye yalnızca lira olarak değil, döviz cinsinden de tutulur. Fatura, tahsilat, mahsup, çek ve senet gibi her hareket hem döviz tutarını hem uygulanan kuru hem de lira karşılığını saklamalıdır. Aksi halde bir ekstrede “bu müşteri bize kaç euro borçlu” sorusuna cevap vermek için hesap makinesi gerekir.
Kapatma eşleştirmesi
Tahsilat geldiğinde sistem hangi faturayı kapattığını bilmelidir. Kısmi tahsilatlarda kapatılan döviz tutarı ve o tutarın kur farkı ayrı ayrı hesaplanır. Çek ve senet portföyü varsa aynı mantık orada da çalışır; bu konuyu çek-senet takibi yazımızda ele almıştık.
Hesap eşleme
Gerçekleşmiş kur farkı geliri, gideri ve değerleme farkı için ayrı muhasebe hesapları tanımlanır. Hesap planınıza göre hangi kodların kullanılacağı mali müşavirinizin kararıdır. Önemli olan, sistemin kur farkını rastgele bir hesaba değil, önceden eşlenmiş hesaba yazmasıdır.
Dönem sonu değerleme akışı
Düzgün kurulmuş bir akış şuna benzer:
- Değerleme tarihi ve kullanılacak kur türü seçilir.
- Sistem dövizli bakiyesi olan tüm kartları (müşteri, tedarikçi, banka, kasa, kredi) tarar.
- Her kart için mevcut lira karşılığı ile yeni kurla bulunan karşılık karşılaştırılır.
- Taslak yevmiye önizlenir; fark yönü ve tutarları kontrol edilir.
- Onaylanınca kayıt oluşur. Bir sonraki dönem başında otomatik ters kayıt atılabilir.
Önizleme adımı önemlidir. Mali müşavir toplamı görmeden fiş atılmamalı. Fişin bir sonraki dönemde geri çevrilmesi, aynı farkın tekrar tekrar yazılmasını da engeller.
Kur farkı faturası meselesi
Tahsilat anında oluşan kur farkı için karşı tarafa fatura kesilip kesilmeyeceği, KDV’ye tabi olup olmadığı ve hangi oranın uygulanacağı konusunda kaynaklar ve idari görüşler her zaman aynı şeyi söylemez. Dönem sonu değerleme farkı için ise bedel tahsil edilmediği sürece fatura düzenlenmediği genel kabul görür. Bu ayrımı bilmek yeterli değil; her somut işlem için mali müşavirinizin görüşünü alın ve GİB düzenlemelerini teyit edin. E-fatura ve e-arşiv geçiş yazımızda belge tarafını ayrıca anlattık.
ERP açısından beklenen şey, kur farkını hesaplayıp taslak belge olarak sunabilmesidir. Belgenin kesilip kesilmeyeceğine insan karar verir.
Kur farkını yönetim raporuna taşımak
Muhasebe fişinin tutması yeterli değil. Yönetimin görmesi gereken bazı sorular var:
| Soru | Bakılacak veri |
|---|---|
| Kârım kurdan mı geliyor operasyondan mı? | Faaliyet kârı ile kur farkı kalemlerinin ayrı gösterimi |
| Hangi para biriminde açık pozisyonum var? | Para birimi bazında dövizli alacak ve borç farkı |
| Hangi müşteri bana kur riski taşıtıyor? | Müşteri bazında dövizli vadeli bakiye ve vade dağılımı |
| Vade uzadıkça maliyet artıyor mu? | Vade gününe göre gerçekleşen kur farkı |
Açık pozisyon, dövizli alacaklar ile dövizli borçlar arasındaki farktır. Alacağınız kadar dövizli borcunuz varsa kur değişimi sizi daha az etkiler. Bu bilgi bütçe çalışmasında da işe yarar; bütçe planlama yazımızdaki senaryo analizi kur varsayımlarını değiştirip sonucu görmek için iyi bir yöntem sunuyor.
Dış ticaret yapan işletmelerde konu tek başına durmaz. İthalatta kur, gümrük masrafı ve ürün maliyetiyle iç içe geçer; bunu gümrük masrafını ürün maliyetine yansıtma yazımızda ve ihracat yönetimi yazımızda işledik.
Kurulumda sık yapılan hatalar
- Tek kur tablosu kullanmak: Alış ve satış kurları farklıdır. Hangi işlemde hangisinin kullanılacağı tanımsız kalırsa fişler tutarsız çıkar.
- Dövizli kartı lira kart gibi açmak: Sonradan döviz bakiyesi sorulduğunda cevap verilemez.
- Değerleme kaydını ters çevirmeden bir sonrakini atmak: Fark katlanır.
- Banka ekstresini lira karşılığıyla içeri almak: Banka hareketinde döviz tutarı ve kur alanları eşlenmeli.
- Kur farkını tek hesapta toplamak: Gerçekleşen ve değerleme farkı ayrışmazsa yönetim raporu işe yaramaz.
Qera ile dövizli süreçler
Qera’da cari, banka, satış, satın alma ve muhasebe aynı platformda çalışır. Dövizli bir fatura, tahsilat ve banka hareketi aynı kaydı paylaştığı için kur farkı modüller arasında elle taşınmaz. Altyapı Microsoft Azure üzerindedir; kurulum anahtar teslim ilerler, sonradan ek maliyet çıkmaz ve 100 kullanıcıya kadar ek kullanıcı maliyeti yoktur. Yapay zekâ destekli raporlama katmanı, para birimi bazında açık pozisyon gibi soruları sorduğunuz biçimde getirmenize yardımcı olur. Banka tarafındaki eşleştirme için otomatik mutabakat yazımıza göz atabilirsiniz.
Kendi dövizli süreçlerinizin Qera’da nasıl göründüğünü örnek verinizle denemek için Ücretsiz demo talep edebilir, kapsamı Qera ERP sayfasından inceleyebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Kur farkı ne zaman oluşur?
Dövizli bir işlemde üç anda: işlem gününde lira karşılığı belirlenirken, tahsilat veya ödeme gününde kur değişmişse ve dönem sonunda açık bakiyeler yeniden değerlenirken. İlk ikisi gerçekleşmiş, sonuncusu değerleme farkıdır.
Dönem sonu değerleme neden zorunludur?
Mevzuat, yabancı para cinsinden alacak ve borçların dönem sonunda değerlenmesini öngörür. Hangi kurun ve hangi tarihin esas alınacağını güncel GİB düzenlemelerinden ve mali müşavirinizden teyit etmeniz gerekir.
ERP kur farkı faturasını otomatik keser mi?
ERP kur farkını hesaplayıp taslak belge hazırlayabilir. Belgenin düzenlenip düzenlenmeyeceği, KDV durumu ve oranı işlemin niteliğine göre değiştiği için kararı mali müşavirinizle vermeniz doğru olur.
Dövizli cari kartında hangi bilgiler tutulmalı?
Her hareketin döviz tutarı, uygulanan kur, kur türü ve lira karşılığı. Böylece hem döviz bakiyesi hem lira bakiyesi her an görülebilir ve kısmi tahsilatlarda kapatma doğru hesaplanır.
Açık döviz pozisyonu nedir, neden izlenmeli?
Dövizli alacaklarınız ile dövizli borçlarınız arasındaki farktır. Pozisyon açıksa kur hareketi doğrudan sonucunuza yansır. Para birimi bazında izlenmesi, bütçe ve vade planlamasında karar almayı kolaylaştırır.
