ERP alırken yazılım firmasından kendi verinizle bir demo istemek yerinde bir adımdır, ama bu çalışmanın işe yarayıp yaramaması toplantıya nasıl hazırlandığınıza bağlıdır. POC (kavram kanıtı) çalışmasında yazılım, satıcının örnek şirketiyle değil sizin stok kartlarınız, müşterileriniz ve siparişlerinizle kurulur. Veriyi, denenecek işleri ve toplantıya girecek kişileri önceden belirlemezseniz karşınıza yine genel bir tanıtım çıkar.
Hazır demo ile POC arasındaki farkı ERP demosunda kendi verinizi görün yazısında anlattık. Bu yazı işin hazırlık tarafını ele alıyor: hangi veriyi vereceksiniz, hangi senaryoları seçeceksiniz, toplantıya kimi çağıracaksınız ve gördüğünüzü neye göre değerlendireceksiniz.
Hangi veriler hazırlanır
Bütün kayıtlarınızı vermeniz gerekmez. Küçük ama gerçek bir örnek yeter. Önemli olan, seçtiğiniz kayıtların işinizdeki farklı durumları içermesidir. Genellikle şu veriler istenir:
- Stok kartlarından her ürün grubuna ait birkaç tanesini seçin; birimi farklı olan, barkodlu ya da renk ve beden seçeneği bulunan kartlar da aralarında olsun.
- Cari hesaplardan vadesi, iskontosu ve para birimi birbirinden farklı birkaç müşteri ile tedarikçi alın.
- Açık siparişlerden henüz sevk edilmemiş ve bir kısmı sevk edilmiş olanları kalemleriyle birlikte verin.
- Üretim yapıyorsanız biri tek kademeli, biri yarı mamul içeren ürün reçetesi ekleyin.
- Geçerli satış fiyat listesini, müşteriye özel fiyat ve iskontolarla birlikte gönderin.
Bu veriler genellikle kullandığınız programdan Excel’e aktarılarak hazırlanır. Kayıtları toplantı için baştan düzenlemeye uğraşmayın; bugün nasıl tutuyorsanız öyle verin. Eksik ya da dağınık kayıtların yeni sistemde nasıl durduğunu görmek de çalışmanın bir parçasıdır. Veriyi hazırlama işini tek bir kişiye verin. Bu iş genellikle mevcut programı en iyi bilen muhasebe ya da bilgi işlem sorumlusuna düşer.
Hangi senaryolar seçilir
Senaryo, ekranda baştan sona yapılmasını istediğiniz bir iştir. İki tür senaryo seçin. Birincisi her gün yaptığınız işlerdir: teklifin siparişe dönüşmesi, sevkiyat, fatura ve tahsilat; satın alma siparişi ile mal kabul; üretim yapıyorsanız iş emrinden mamul girişine kadar olan akış. İkincisi en çok sorun çıkaran istisnalardır: kısmi sevkiyat, iade, fiyat farkı faturası, dövizli satışın Türk lirasıyla tahsil edilmesi, fason işçilik, fire.
Her senaryoyu gerçek bir örnek üzerinden bir iki cümleyle yazın. “Şu müşterinin dövizli siparişi iki parti halinde sevk edilecek, ikinci partide fiyat değişecek” gibi bir cümle yeterlidir. “Stok modülünü görelim” diye yazılmış bir madde senaryo sayılmaz; karşılığında size ekranlar tek tek gezdirilir. Listenin uzun olması gerekmez. Bugün kullandığınız programda ya da Excel’de sizi en çok uğraştıran işler listede varsa yeter.
Listeye her sabah baktığınız bir iki raporu da ekleyin: stok durumu, vadesi geçen alacaklar, teslim edilmemiş siparişler gibi. Senaryoları yazarken evrak örneklerini de hazır bulundurun: gerçek bir sipariş formu, bir irsaliye, bir fatura. Ekranda çıkan belgeyi bunlarla karşılaştırırsınız.
Toplantıya kimler katılmalı
Toplantıya önce süreci bilen kullanıcıları çağırın: siparişi giren satış destek elemanı, depo sorumlusu, üretim planlamacı, satın alma sorumlusu. İstisnaları onlar bilir, “bizde bu iş böyle yürümez” cümlesini de onlar kurar.
Mali işlerden bir kişi mutlaka bulunsun. Her işlemin cari hesaba, stok maliyetine ve muhasebe kaydına nasıl yansıdığına muhasebe müdürü ya da mali işler sorumlusu bakar.
Karar verici de toplantıya girmelidir. Firma sahibi ya da genel müdür hem yönetim raporlarını görür hem de ekibinin sistemi nasıl karşıladığını izler. Bilgi işlem sorumlunuz varsa onu da çağırın. Toplantıdan önce herkese senaryo listesini verin ve kimin hangi senaryoya bakacağını söyleyin. Not tutacak bir kişi de belirleyin; sorulan sorular ve verilen yanıtlar değerlendirme sırasında lazım olur.
Gösterimde neye bakılır, sonuç nasıl değerlendirilir
Önce ekrandaki verinin sizin veriniz olduğuna bakın: kendi ürün kodlarınız, kendi müşterileriniz, kendi siparişleriniz. Sonra her senaryonun ekranda baştan sona yapılmasını isteyin; sözle anlatılıp geçilen iş denenmiş olmaz. Mümkünse senaryolardan birini ekibinizden bir kişi kendi eliyle girsin; ekranın günlük işte ne kadar rahat kullanıldığı böyle anlaşılır. İşlem bittiğinde stok miktarının, cari bakiyenin ve muhasebe kaydının nasıl değiştiğini sorun. Yapılamayan bir iş çıkarsa bunun bir ayarla mı, ek geliştirmeyle mi çözüleceğini not alın.
Değerlendirmeyi toplantıdan önce yazdığınız ölçütlerle yapın. Her senaryonun karşısına, neyi görürseniz o işi olmuş sayacağınızı yazın. “Kısmi sevkiyattan sonra kalan miktar bakiye sipariş olarak görünüyor” örnek bir ölçüttür. Toplantıdan sonra katılanlar her ölçütü ayrı ayrı işaretlesin: karşılandı, ayarla karşılanıyor, karşılanmadı.
Ölçütler sonradan yazılırsa değerlendirme, sunumu yapan kişinin anlatımından etkilenir. Birden fazla yazılımı karşılaştırıyorsanız aynı listeyi hepsine uygulayın. Yazılım seçerken bakılacak diğer başlıklar için ERP seçim rehberindeki kontrol listesini kullanabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
İlk hata toplantıyı sunum gibi izlemektir. Sistem sizin verinizle kurulmuş olsa bile soru sormaz, kendi senaryonuzu ekranda yaptırmazsanız toplantının hazır demodan farkı kalmaz.
İkinci hata veriyi son anda hazırlamaktır. Yazılımın sizin verinizle kurulması zaman ister. Veri geç gelirse genellikle eksik gelir ve bazı senaryolar denenemez. Toplantı tarihini verinin teslim edileceği güne göre belirlemek daha sağlıklıdır.
Üçüncü hata toplantıya yalnız yöneticilerin girmesidir. Yönetici süreci ana hatlarıyla bilir. İadenin nasıl işlendiğini, hangi müşteriye neden ayrı fiyat verildiğini ise işi yapan kişi bilir. O kişi toplantıda yoksa istisnalar konuşulmaz, eksikler de kurulumdan sonra ortaya çıkar.
Qera’da kendi verinizle demo nasıl ilerler
Biz Qera’da şöyle çalışıyoruz: Size hazır bir demo göstermiyoruz. Kendi verilerinizle çalışan bir sistem gösteriyoruz.
Önce ücretsiz keşif görüşmesinde ihtiyaçlarınızı dinliyor, mevcut süreçlerinizi inceliyoruz. Ardından sizden örnek veri alıyoruz: stok kartları, cari hesaplar, siparişler, ürün reçeteleri. Qera’yı bu verilerle kuruyoruz. Son adımda çalışan sistemi ekibinizle birlikte inceliyoruz; kendi ürünlerinizi, müşterilerinizi ve süreçlerinizi ekranda görüyorsunuz.
Qera bulut tabanlıdır ve Microsoft Azure altyapısında çalışır. Kurulum anahtar teslimdir; veri aktarımını ve eğitimi Qera ekibi yapar. Projenin nasıl yürütüldüğünü danışmanlık ve uyarlama metodolojisi sayfasında bulabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
POC için bütün verimizi vermemiz gerekir mi?
Hayır. İşinizdeki farklı durumları içeren küçük bir örnek yeter. Örnek küçük olabilir ama gerçek kayıtlarınızdan seçilmelidir; toplantı için uydurulmuş kartlarla yapılan bir deneme işinizi göstermez.
Senaryoları kim yazmalı?
İşi her gün yapan kişi yazmalı. Yönetici listeyi gözden geçirir, eksik kalan istisnayı ekletir ve öncelik sırasını belirler. Yalnız yöneticinin yazdığı liste çoğu zaman işin olması gereken halini anlatır, fiilen yapılanı anlatmaz.
Kendi verimizle demo için ücret ödenir mi?
Qera’da keşif görüşmesi ve demo ücretsizdir. Başka bir yazılım firmasıyla görüşüyorsanız bunu ilk toplantıda sorun; uygulama firmadan firmaya değişebilir.
POC’den sonra sıra neye gelir?
Ölçüt listesi doldurulur, karşılanmayan maddeler için yazılım firmasından yazılı yanıt istenir ve karar verilir. Karardan sonra bazı işletmeler canlıya geçmeden önce sınırlı kapsamlı bir pilot uygulama yapar. Bunun nasıl planlandığını pilot proje kurulumu yazısında okuyabilirsiniz.
Hazırlığa nereden başlamalı
Üç liste çıkarın: verilecek örnek veriler, denenecek senaryolar ve toplantıya girecek kişiler. Senaryoların karşısına ölçütlerinizi yazın. Listeler hazır olduğunda demo talep edebilir, Qera’yı kendi verilerinizle çalışırken görebilirsiniz.
