ERP demoları genellikle aynı biçimde geçer. Satış danışmanı ekranını açar, örnek bir şirketin stok kartlarını, siparişlerini ve raporlarını gösterir. Her kayıt yerli yerindedir, her işlem ilk denemede tamamlanır. Toplantıdan yazılım hakkında iyi bir izlenimle çıkarsınız ama asıl sorunuzun cevabını almamış olursunuz: bu sistem sizin ürünlerinizle, fiyat listenizle ve iadelerinizle nasıl çalışacak?
Bu yazıda hazır demo ile işletmenin kendi verisiyle yapılan demo arasındaki farkı ve POC (kavram kanıtı) çalışmasını satıcıdan neden istemeniz gerektiğini anlatıyoruz.
Hazır demo nedir
Hazır demo, satıcının önceden hazırladığı örnek şirket verisiyle yapılan sunumdur. Ekrandaki ürünler, müşteriler, siparişler ve raporlar yazılım firmasının kendi kurduğu hayali bir işletmeye aittir. Sunumu yapan kişi hangi ekrana hangi sırayla gireceğini bilir, aynı akışı daha önce pek çok kez göstermiştir.
Bu sunumun yararı vardır. Yazılımın genel yapısını, ekranların düzenini ve modüllerin birbirine nasıl bağlandığını görürsünüz. Birkaç yazılım arasında ilk elemeyi yaparken hazır demo yeterlidir. Yanlış olan, satın alma kararını da aynı sunuma bakarak vermektir.
Hazır demo neden yanıltabilir
Örnek şirket verisi her zaman düzgün çalışır, çünkü o veri yazılıma göre hazırlanmıştır. Ürün kodları tek biçimdedir, her ürünün birimi ve fiyatı tanımlıdır, cari hesaplarda eksik bilgi yoktur. Gerçek bir işletmenin kayıtları böyle değildir.
Kendi ürün ağacınızı düşünün. Aynı yarı mamul birden fazla üründe kullanılıyor, bazı reçetelerde fire payı bulunuyor olabilir. Bazı parçaları hem üretiyor hem dışarıdan alıyor olabilirsiniz. Fiyat listeniz de büyük olasılıkla tek değildir; bayiye, müşteri grubuna, döviz cinsine ya da kampanyaya göre değişir. İade, kısmi sevkiyat, numune gönderimi, konsinye ve vade farkı gibi durumlar işin olağan akışında karşınıza çıkar.
Hazır demoda bunlar ekrana gelmez. Gösterilen sipariş baştan sona düz ilerler: teklif verilir, sipariş açılır, mal sevk edilir, faturası kesilir. Sizin işinizde ise siparişin yarısı sevk edilir, müşteri bir kalemi iade eder ya da fiyat teslimattan önce değişir. Yazılımın işinize uyup uymadığı düz ilerleyen siparişte değil, bu tür durumlarda anlaşılır.
Bir sakınca daha var. Ekranda kendi veriniz olmadığında ekibiniz ne soracağını çoğu zaman bilemez. Muhasebe sorumlunuz tanımadığı bir şirketin mizanına bakarken neyin eksik olduğunu fark edemez. Sunum da satış danışmanının seçtiği ekranlarla sınırlı kalır.
POC nedir, kendi verinizle kurulan sistemde ne görürsünüz
POC, yazılımın sizin işinizde çalışıp çalışmadığını satın almadan önce görmek için yapılan çalışmadır. ERP’de bunun karşılığı kendi verinizle demodur: işletmenizden örnek veri alınır, sistem bu veriyle kurulur ve çalışan sistem ekibinizle birlikte incelenir.
Fark toplantının başında belli olur. Ekranda tanıdığınız ürün kodları, kendi müşterileriniz ve her gün düzenlediğiniz belgelere benzeyen kayıtlar vardır. Depo sorumlunuz stok kartına bakar, birimin doğru gelip gelmediğini hemen söyler. Satış ekibiniz fiyatın müşteri grubuna göre doğru hesaplanıp hesaplanmadığını görür. Üretim müdürünüz reçeteyi açar, malzeme ihtiyacının kendi bildiği rakamla tutup tutmadığına bakar.
Kendi verinizle kurulan sistemde eksikler de ortaya çıkabilir; çalışmanın amacı zaten budur. Yazılımın karşılamadığı bir ihtiyaç ya da özelleştirme gerektiren bir süreç varsa bunu sözleşmeyi imzalamadan önce öğrenirsiniz. Hangi verinin ve hangi senaryoların seçileceğini ERP POC çalışmasına nasıl hazırlanılır yazısında ayrıca anlattık.
Kendi verinizle yapılan demoda nelere bakmalısınız
Sistemi incelerken dört konuya bakmanız yeterlidir:
- Günlük işler: Ekibinizin her gün yaptığı işleri sırayla yaptırın. Sipariş girişi, irsaliye, fatura, tahsilat, satın alma talebi ve üretim emri bunların başında gelir. Kaç ekran dolaşıldığına ve aynı bilginin ikinci kez girilip girilmediğine bakın.
- İstisna durumları: İade, kısmi sevkiyat, fiyat farkı faturası ve iptal edilen sipariş gibi işlemleri özellikle isteyin. Düz ilerleyen işlemde yazılımlar çoğu zaman birbirine benzer, fark bu durumlarda görülür.
- Raporlar: Bugün Excel’de elle hazırladığınız bir raporu sistemden isteyin. Vadesi geçen alacaklar, stok durumu ya da ürün maliyeti olabilir. Çıkan rakamı, verdiğiniz örnek veriden kendi hesapladığınız rakamla karşılaştırın.
- Ekibinizin soruları: Toplantıya işi fiilen yapan kişileri getirin, soruları onlar sorsun. Yöneticinin aklına gelmeyen ayrıntıyı her gün o işi yapan kişi sorar.
Yazılımı değerlendirirken bakılacak diğer konular için ERP seçim rehberini inceleyebilirsiniz.
Qera’da demo nasıl yapılır
Biz Qera’da şöyle çalışıyoruz: Size hazır bir demo göstermiyoruz. Kendi verilerinizle çalışan bir sistem gösteriyoruz. Süreç dört adımda ilerler:
- Önce ihtiyaçlarınızı dinliyor, mevcut süreçlerinizi inceliyoruz. Bu adım ücretsiz keşif görüşmesidir.
- İşletmenizden stok kartları, cari hesaplar, siparişler ve ürün reçeteleri gibi örnek veriler alıyoruz.
- Qera’yı bu verilerle kuruyoruz.
- Çalışan sistemi ekibinizle birlikte inceliyoruz. Kendi ürünlerinizi, müşterilerinizi ve süreçlerinizi ekranda görüyorsunuz.
Qera bulut tabanlıdır ve Microsoft Azure altyapısında çalışır. Kurulum anahtar teslimdir; veri aktarımını ve eğitimi Qera ekibi yapar. Karar verdikten sonra projenin nasıl yürütüldüğünü danışmanlık ve uyarlama metodolojisi sayfasında okuyabilirsiniz.
Demo isterken satıcıdan ne istemelisiniz
Hangi yazılımı değerlendirirseniz değerlendirin, demo talep ederken isteğinizi açıkça söyleyin: sunumu örnek şirketle değil, kendi verimizle görmek istiyoruz. Yazılım firması kabul ederse hangi veriyi istediğini, sistemi kimin kuracağını ve incelemeye sizden kimlerin katılacağını baştan konuşun.
İlk görüşmede hazır demo izlemenizde sakınca yoktur. Genel yapıyı görür, o yazılımı listenizde tutup tutmayacağınıza karar verirsiniz. Listenizde kalan yazılımlar için ikinci aşamada kendi verinizle gösterim isteyin ve satın alma kararını bu gösterimden sonra verin. Birden fazla satıcıyla görüşüyorsanız hepsine aynı örnek veriyi verin ve aynı işlemleri yaptırın; böylece yazılımları eşit koşulda karşılaştırırsınız.
Sıkça Sorulan Sorular
Hazır demo hiç mi işe yaramaz?
Yarar. Yazılımı ilk kez tanırken ekranların düzenini ve modüllerin kapsamını görmek için uygundur. Yetersiz kaldığı yer satın alma kararıdır. Örnek şirketin verisi sizin istisna durumlarınızı içermediği için yazılımın işinize uyup uymadığını göstermez.
POC ile pilot proje aynı şey mi?
İki terim çoğu zaman birbirinin yerine kullanılır. Bu yazıda POC derken, satın alma kararından önce işletmenin örnek verisiyle kurulan sistemin incelenmesini kastediyoruz. Pilot proje ise genellikle seçilen birkaç süreçte sistemin fiilen kullanılmaya başlanmasıdır. Pilot aşamasının nasıl planlandığını başarılı bir pilot proje kurulumu yazısında bulabilirsiniz.
Kendi verimizle demo için bütün verimizi vermemiz gerekir mi?
Hayır, örnek veri yeterlidir. Qera’da stok kartları, cari hesaplar, siparişler ve ürün reçeteleri gibi kayıtlardan örnek alınır.
Qera’da kendi verinizle demo ücretli mi?
Hayır. Qera’da keşif de demo da ücretsizdir. Süreç keşif görüşmesiyle başlar; örnek verinizle kurulan sistem ardından ekibinizle birlikte incelenir.
Qera’yı kendi verinizle görmek için
Demo talebinizi demo sayfasından iletebilirsiniz. Formu doldurun, sizi arayalım.
